PROCESOS DE GESTIÓN HUMANA

IMPORTANCIA DE REALIZAR UN PROCESO DE GESTION HUMANA

El Proceso Gestión Humana juega un papel fundamental dentro del sistema, recibiendo del Proceso de Orientación Institucional la política y los lineamientos de la Alta Dirección, los requerimientos y solicitudes de asignación de funcionarios de las diferentes dependencias de la entidad; para ello, desarrolla el Manual de Habilidades y el Manual Especifico de Funciones y Requisitos, y evalúa las competencias de los funcionarios, determinando las necesidades de capacitación con base en la educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas. Igualmente, determina los procedimientos necesarios para el suministro adecuado del talento humano, especialmente los relacionados con los procesos misionales.

La caracterización del proceso está desarrollada desde dos puntos de vista:
• Descripción del proceso que refleja las actividades claves del proceso enmarcadas dentro del ciclo del planear,hacer, verificar y actuar (PHVA).
• Matriz de Responsabilidad y comunicación

PASOS:

1. Identificar las funciones, competencias ynecesidades de Talento Humano y determina
actividades estratégicas.

2. Desarrollar y administrar las competencias para asegurar el desempeño de los procesos

3. Administrar novedades

4. Elaborar nomina

5. Realizar seguimiento y medicion a la ejecucion del proceso y su respectivo analisis.
6. Determinar e implementar Acciones correctivas, preventivas y de mejora, efectuando seguimiento.

DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGO

Para comenzar se podría definir el cargo como la agrupación de todas aquellas actividades realizadas por un solo empleado que ocupen un lugar específico dentro del organigrama de la empresa.

 Se podría decir entonces que la descripción de cargo no es más que enumerar detalladamente las tareas y responsabilidades que conforman al mismo y de esta manera diferenciar un cargo de los otros.

Esta descripción debe incluir:

·         Cuales son las funciones del ocupante

·         Cuando hace el ocupante estas funciones.

·         Por que el ocupante hace dichas funciones (objetivo).

·         Como hace el ocupante sus funciones.

Justo después de la descripción de cargo viene el análisis de cargo, el cual podríamos definir como la especificación de las cualidades que debe tener el factor externo al cargo como tal. Es por esto que se le denominan factores extrínsecos, los cuales están formados básicamente por el perfil con el que deberá cumplir el futuro ocupante.

Este análisis debe incluir:

·         Requisitos Intelectuales

·         Requisitos Físicos

·         Responsabilidades implícitas

·         Condiciones de Trabajo

Entonces podemos decir que la descripción y el análisis de cargo son la base fundamental de cualquiera de los trabajos que se realizarán en RRHH, ya que tanto la descripción como el análisis nos pueden servir de gran ayuda o guía para todas las etapas posteriores dentro de los procesos que cumplirá, como lo son el reclutamiento y selección, la capacitación, la administración de sueldos, higiene y seguridad, entre otras.

RECLUTAMIENTO

Se llama Reclutamiento es  el proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes. El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo. Se obtiene así un conjunto de solicitantes, del cual saldrán posteriormente los nuevos empleados. El proceso de selección se considera independientemente del reclutamiento.

Las descripciones de puestos constituyen instrumentos esenciales, proporcionan la información básica sobre las funciones y responsabilidades que incluye cada vacante.

Los recursos humanos adecuados para realizar ciertas labores no abundan en ninguna sociedad.

PROCESO DE RECLUTAMIENTO

Los reclutadores llevan a cabo varios pasos. El reclutador identifica las vacantes mediante la planeación de recursos humanos o a petición de ladirección. El plan de recursos humanos puede mostrarse especialmente útil, porque ilustra las vacantes actuales y las que se contemplan a futuro.

El reclutador se referirá tanto a las necesidades del puesto como a las características de la persona que lo desempeñe. Siempre que lo juzgue necesario, el reclutador debe solicitar información adicional poniéndose en contacto con el gerente que solicitó el nuevo empleado.

Interno

El reclutamiento es interno cuando, al presentarse determinada vacante, la empresa intenta llenarla mediante la reubicación de los empleados, los cuales pueden ser ascendidos o transferidos con promoción.

Sus ventajas son varias, entre las que podemos citar su economía, tanto en tiempo como en dinero. Además, el candidato seleccionado tendrá un mayor conocimiento sobre la empresa, su cultura, sus normas (formales e informales), lo cual repercutirá en unos tiempos de adaptación menores frente a la incorporación de personas externas a la empresa. Con el reclutamiento interno, además, la organización aprovechará las distintas acciones formativas realizadas con sus trabajadores, optimizando la inversión realizada con tal fin. Pero, sobre todo, el reclutamiento interno tiene efectos positivos sobre la motivación de los trabajadores, mejorando el clima general del grupo (Díaz y Rodríguez, 2003).

Sin embargo, a pesar de todas estas ventajas, el reclutamiento interno puede presentar algunos inconvenientes que pueden hacer recomendable la búsqueda de candidatos fuera de la organización. Entre otras razones, podemos aducir que el reclutamiento interno de manera continuada favorece la endogamia, siendo un freno para el cambio y la innovación.

Además, no siempre podemos contar con perfiles adecuados para la selección de determinados puestos. En este caso, puede darse una falsa ilusión al considerar que un buen trabajador será también un buen jefe, por lo que lo promoveremos para tal puesto.

Externo

El reclutamiento es externo cuando al existir determinada vacante, una organización intenta llenarla con personas extrañas, es decir, con candidatos externos atraídos por las técnicas de reclutamiento.

Las ventajas del procedimiento se centran en que aporta innovación y cambio a la empresa, además de aprovechar las inversiones de formación que han realizado otras empresas, aunque, sin embargo, conlleva mayores tiempos, un incremento en el coste del proceso, menores tasas de validez, así como una desmotivación del resto de trabajadores por las razones anteriormente aludidas.

Mixto

El reclutamiento mixto es aquel que esta formado por candidatos del exterior y también que pertenecen a la empresa es la mezcla de los candidatos internos y externos

NECESIDAD DE RECLUTAR PERSONAL

Trabajan para encontrar y atraer a solicitantes capaces. Sus métodos dependen de la situación, ya que no existe ninguna técnica de reclutamiento que sea la mejor de todas. Normalmente los reclutadores siguen varias etapas; identifican vacantes de empleos mediante la planeación de recursos humanos o las peticiones hechas por los gerentes.

SELECCIÓN DE PERSONAL

Una vez que se dispone de un grupo idóneo de solicitantes obtenido mediante el reclutamiento, se da inicio al proceso de selección, que implica una serie de pasos que consumen cierto tiempo.

El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para decidir qué solicitantes deben ser contratados. El proceso se inicia en el que una persona solicita un empleo y termina cuando se produce la decisión de contratar a uno de los solicitantes.

En muchos departamentos de personal se integran las funciones de reclutamiento y selección en una sola función que puede recibir el nombre de contratación.

La función de contratar se asocia íntimamente con el departamento de personal y constituye con frecuencia la razón esencial de la existencia del mismo. Cuando la selección no se efectúa adecuadamente, el departamento de personal no logra los objetivos, ni cumple los desafíos. Una selección desafortunada puede impedir el ingreso a la organización de una persona con gran potencial o franquear el ingreso a alguien con influencia negativa.

El proceso de selección consta de pasos específicos que se siguen para decidir cuál solicitante cubrirá el puesto vacante. La función del administradorde recursos humanos consiste en ayudar a la organización a identificar el candidato que mejor se adecue a las necesidades generales de la organización.

Selección interna:
En la mayor parte de los casos, los gerentes tienden a esperar que se produzca una vacante para proceder a llenar una solicitud de personal nuevo. Es probable que la política interna de la compañía determine que el puesto se debe ofrecer al personal interno por un mínimo de dos semanas antes de ofrecerlo al mercado externo. La evaluación de los candidatos internos puede requerir días de labor. Y es probable que transcurran varias semanas adicionales antes de que ese segundo puesto pueda ser desempeñado por alguien más. El proceso externo de reclutamiento y selección puede añadir semanas al objetivo de llenar una vacante.

Razón de selección:
Contar con un grupo grande y bien calificado de candidatos para llenar las vacantes disponibles constituye la situación ideal del proceso de selección. Cuando un puesto es difícil de llenar, se habla de baja razón de selección. Cuando es sencillo llenarlo, se define como un puesto de alta razón de selección.
La razón de selección es la relación que existe entre el número de candidatos finalmente contratados y el número total de solicitantes.
Cuando en una organización se presentan con frecuencia razones de selección bajas, se puede inferir que el nivel de adecuación al puesto de los solicitantes y de las personas contratadas será bajo.

El aspecto ético:

Los favores especiales concedidos a los "recomendados", las gratificaciones y los obsequios, el intercambio de servicios y toda otra práctica similar resultan no sólo éticamente condenables, sino también de alto riesgo. Una contratación obtenida mediante un soborno introduce a la organización a una persona que no solamente no será idónea y que se mostrará refractaria a todas las políticas de personal, sino que también se referirá al administrador con el desprecio que merece un funcionario corrupto.

Desafíos de la organización:
El proceso de selección no es un fin en sí mismo, es un medio para que la organización logre sus objetivos. La empresa impondrá límites, como sus presupuestos y políticas que influyen en el proceso. Las metas de la empresa se alcanzarán mejor cuando se impongan pautas claras, propias de la circunstancia específica en que se desempeña.
Es en el mejor interés de la empresa planear políticas flexibles, modernas e inteligentes que contemplen factores diferentes al lucro a corto plazo.

Entrevista laboral

La entrevista laboral es aquel intercambio comunicativo que se da de modo formal con el objetivo de evaluar la experiencia, el posible desempeño, las capacidades o la confiabilidad que un individuo muestra para una empresa, institución o cargo determinado. La entrevista laboral puede tener muchos formatos y ser más o menos relajada dependiendo del ámbito en el que se realice así como también de quién la lleve a cabo, tendiendo a ser mucho más formales y estrictas aquellas que son tomadas por altos cargos de cada institución. La entrevista laboral es el primer paso en lo que se entiende como la formación de una carrera de una persona ya que es el primer y más importante escalón que se debe superar.

La idea de entrevista laboral es relativamente reciente si bien siempre un empleado es evaluado a la hora de ser elegido para un puesto. Sin embargo, el establecimiento de normas, formas decomportamiento, pautas, modismos y estructuras inquisitvas es algo relativamente reciente que tiene que ver con el desarrollo de un amplio mercado laboral en el cual la selección de candidatos debe volverse cada vez más y más específica, limitando las posibilidades sólo a quienes cumplan con el perfil buscado.

Prepararce adecuadamente para una entrevista de trabajo

Para realizar una entrevista eficaz, es necesario que se comunique eficazmente mediante las palabras, el tono de voz e imágenes visuales positivas. De esta manera, el empleador receptará un mensaje con niveles de seguridad, credibilidad, honradez, inteligencia, experiencia y educación adecuados para el trabajo.

¿Se siente "excluido" del mercado laboral? Hay muchos elementos que entran en juego a la hora de realizar una búsqueda de trabajo exitosa: investigación, confección del currículum vitae, llenado de formularios de solicitud, entrevista y seguimiento.

Al empleador le causará muy buena impresión que usted haya dedicado tiempo a investigar sobre la compañía, lo cual, además, ahorrará al entrevistador el tiempo que le significaría relatar la historia de la empresa.

Averigüe todo lo que pueda acerca de ella. ¿Qué hace o produce? ¿Cuánto hace que está operando? ¿Cuál es el mercado de sus servicios o productos? ¿Cuán estable es? ¿Qué cualidades busca en sus empleados?

Puede encontrar respuestas a éstas y otras preguntas en material publicado por la compañía, la biblioteca local, asociaciones empresariales, archivos de periódicos locales o empleados de la compañía.

Luego repítaselo hasta estar en condiciones de recordarlo fácilmente durante la entrevista. También debe saber de antemano, de ser posible, si el entrevistador será su nuevo jefe, en caso de que lo contraten.

Una forma de guardar toda esta información junta es utilizar una hoja separada para cada compañía y puesto, con la fecha, hora y lugar de la entrevista programada. Luego puede escribir sus apuntes de investigación sobre la empresa, las preguntas que tenga acerca de ella y el puesto para el que se postula.

Piense en usted: el tipo de persona que es, las cosas que realmente le interesan, las cosas que hace bien (y las que no hace tan bien), su capacitación y experiencia, lo que le gusta y lo que no le gusta y sus metas laborales.

Prepare el material de modo que se sienta preparado para la entrevista. Lleve consigo una copia de su currículum vitae y de sus referencias. Asegúrese de preparar preguntas para hacer al empleador. Si corresponde, lleve muestras de su trabajo, expedientes académicos o copias de cartas de recomendación. Y, por supuesto, asegúrese de tener la dirección y hora correctas de su cita.

El aspecto y la vestimenta son factores importantes, y a veces fundamentales, que influyen en la decisión del empleador.

Si bien en nuestra sociedad actual hay una aparente tendencia hacia una mayor libertad de expresión, muchos empleadores tienen códigos de vestir.

Para la mayoría de los empleadores, la primera impresión es la que cuenta. Un aspecto desalineado y descuidado durante la entrevista hace que muchos postulantes sean rechazados.

A continuación presentamos una lista para tener en cuenta antes de una entrevista de trabajo:

—  Peine prolijamente o arregle adecuadamente su cabello.

—  Aféitese prolijamente.

—  Evite el consumo de tabaco, alcohol y alimentos muy condimentados, tales como la cebolla o el ajo, antes de la entrevista.

—  Cepíllese los dientes y tenga aliento fresco.

—  Use ropa limpia.

—  Asegúrese de que la ropa esté planchada y en buen estado.

—  Lustre los zapatos.

—  Asegúrese de tener la cara, las manos y las uñas limpias.

Perfil

Para una camarista

—  Responsable: persona capas de asumirlas consecuencias de sus actos y palabras

—  Comprometido: persona capas de involucrar sus pensamientos, sentimientos y actitud para el logro de una causa especifica que el consideraba un bien

—  Detallista: persona observadora, que cuida el detalle, tanto en ella, como en la relación interpersonal.

—  Empático: capacidad de ponerse en la situación y nivel del otro

—  Espíritu de servicio: disposición permanente de satisfacer las necesidades reales de otra persona

—  Disciplinado: persona que acata las normas que rige una actividad o una organización

—  Ordenado: persona que actúa de manera coordinada al desarrollar distintas actividades

—  Limpio: persona que mantiene su imagen arreglada, sin suciedad y en orden.