IMPORTANCIA DE REALIZAR UN PROCESO DE GESTION HUMANA
El Proceso Gestión Humana juega un papel fundamental dentro del sistema,
recibiendo del Proceso de Orientación Institucional la política y los
lineamientos de la Alta Dirección, los requerimientos y solicitudes de asignación
de funcionarios de las diferentes dependencias de la entidad; para ello, desarrolla
el Manual de Habilidades y el Manual Especifico de Funciones y Requisitos, y evalúa
las competencias de los funcionarios, determinando las necesidades de capacitación
con base en la educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas.
Igualmente, determina los procedimientos necesarios para el suministro adecuado
del talento humano, especialmente los relacionados con los procesos misionales.
La caracterización del proceso está desarrollada desde dos puntos de vista:
• Descripción del proceso que refleja las actividades claves del proceso
enmarcadas dentro del ciclo del planear,hacer, verificar y actuar (PHVA).
• Matriz de Responsabilidad y comunicación
PASOS:
1. Identificar las funciones, competencias ynecesidades de Talento Humano y
determina
actividades estratégicas.
2. Desarrollar y administrar las competencias para asegurar el desempeño de
los procesos
3. Administrar novedades
4. Elaborar nomina
5. Realizar seguimiento y medicion a la ejecucion del proceso y su
respectivo analisis.
6. Determinar e implementar Acciones correctivas, preventivas y de mejora,
efectuando seguimiento.
DESCRIPCIÓN
Y ANÁLISIS DE CARGO
Para comenzar se podría definir el cargo como
la agrupación de todas aquellas actividades realizadas por un solo empleado que
ocupen un lugar específico dentro del organigrama de la empresa.
Se podría
decir entonces que la descripción de cargo no es más que
enumerar detalladamente las tareas y responsabilidades que conforman al mismo y
de esta manera diferenciar un cargo de los otros.
Esta descripción debe incluir:
·
Cuales son las funciones del ocupante
·
Cuando hace el ocupante estas funciones.
·
Por que el ocupante hace dichas funciones
(objetivo).
·
Como hace el ocupante sus funciones.
Justo después de la descripción de cargo viene el análisis de cargo, el cual
podríamos definir como la especificación de las cualidades que debe tener el
factor externo al cargo como tal. Es por esto que se le denominan factores
extrínsecos, los cuales están formados básicamente por el perfil con el que
deberá cumplir el futuro ocupante.
Este análisis debe incluir:
·
Requisitos Intelectuales
·
Requisitos Físicos
·
Responsabilidades implícitas
·
Condiciones de Trabajo
Entonces podemos decir que la descripción y el análisis de cargo son la
base fundamental de cualquiera de los trabajos que se realizarán en RRHH, ya
que tanto la descripción como el análisis nos pueden servir de gran ayuda o
guía para todas las etapas posteriores dentro de los procesos que cumplirá,
como lo son el reclutamiento y selección, la capacitación, la administración de
sueldos, higiene y seguridad, entre otras.
RECLUTAMIENTO
Se
llama Reclutamiento es el proceso de identificar e interesar a
candidatos capacitados para llenar las vacantes. El proceso de reclutamiento se
inicia con la búsqueda y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo.
Se obtiene así un conjunto de solicitantes, del cual saldrán posteriormente los
nuevos empleados. El proceso de selección se considera independientemente del
reclutamiento.
Las
descripciones de puestos constituyen instrumentos esenciales, proporcionan la información básica sobre las funciones y responsabilidades que incluye cada
vacante.
Los recursos humanos adecuados para realizar
ciertas labores no abundan en ninguna sociedad.
PROCESO DE RECLUTAMIENTO
Los
reclutadores llevan a cabo varios pasos. El reclutador identifica las vacantes
mediante la planeación de recursos
humanos o a petición
de ladirección.
El plan de recursos humanos puede mostrarse
especialmente útil, porque ilustra las vacantes actuales y las que se
contemplan a futuro.
El
reclutador se referirá tanto a las necesidades del puesto como a las
características de la persona que lo desempeñe. Siempre que lo
juzgue necesario, el reclutador debe solicitar información adicional poniéndose
en contacto con el gerente que solicitó el nuevo empleado.
Interno
El reclutamiento es interno cuando, al
presentarse determinada vacante, la empresa intenta llenarla mediante la
reubicación de los empleados, los cuales pueden ser ascendidos o transferidos
con promoción.
Sus ventajas son varias, entre las que
podemos citar su economía, tanto en tiempo como en dinero. Además, el candidato
seleccionado tendrá un mayor conocimiento sobre la empresa, su cultura, sus
normas (formales e informales), lo cual repercutirá en unos tiempos de
adaptación menores frente a la incorporación de personas externas a la empresa.
Con el reclutamiento interno, además, la organización aprovechará las distintas
acciones formativas realizadas con sus trabajadores, optimizando la inversión
realizada con tal fin. Pero, sobre todo, el reclutamiento interno tiene efectos
positivos sobre la motivación de los trabajadores, mejorando el clima general
del grupo (Díaz y Rodríguez, 2003).
Sin embargo, a pesar de todas estas
ventajas, el reclutamiento interno puede presentar algunos inconvenientes que
pueden hacer recomendable la búsqueda de candidatos fuera de la organización.
Entre otras razones, podemos aducir que el reclutamiento interno de manera
continuada favorece la endogamia, siendo un freno para el cambio y la
innovación.
Además, no siempre podemos contar con
perfiles adecuados para la selección de determinados puestos. En este caso,
puede darse una falsa ilusión al considerar que un buen trabajador será también
un buen jefe, por lo que lo promoveremos para tal puesto.
Externo
El reclutamiento es externo cuando al
existir determinada vacante, una organización intenta llenarla con personas
extrañas, es decir, con candidatos externos atraídos por las técnicas de
reclutamiento.
Las ventajas del procedimiento se
centran en que aporta innovación y cambio a la empresa, además de aprovechar
las inversiones de formación que han realizado otras empresas, aunque, sin
embargo, conlleva mayores tiempos, un incremento en el coste del proceso,
menores tasas de validez, así como una desmotivación del resto de trabajadores
por las razones anteriormente aludidas.
Mixto
El reclutamiento mixto es aquel que
esta formado por candidatos del exterior y también que pertenecen a la empresa
es la mezcla de los candidatos internos y externos
NECESIDAD DE RECLUTAR
PERSONAL
Trabajan para encontrar y atraer a
solicitantes capaces. Sus métodos dependen de la situación, ya que no existe
ninguna técnica de reclutamiento que sea la mejor de todas. Normalmente los
reclutadores siguen varias etapas; identifican vacantes de empleos mediante la
planeación de recursos humanos o las peticiones hechas por los gerentes.
SELECCIÓN DE PERSONAL
Una
vez que se dispone de un grupo idóneo de solicitantes obtenido mediante el
reclutamiento, se da inicio al proceso de selección, que implica una serie de
pasos que consumen cierto tiempo.
El
proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se emplean
para decidir qué solicitantes deben ser contratados. El proceso se inicia en el
que una persona solicita un empleo y termina cuando se produce la decisión de
contratar a uno de los solicitantes.
En
muchos departamentos de personal se integran las funciones de reclutamiento y
selección en una sola función que puede recibir el nombre de contratación.
La
función de contratar se asocia íntimamente con el departamento de personal y
constituye con frecuencia la razón esencial de la existencia del mismo. Cuando
la selección no se efectúa adecuadamente, el departamento de personal no logra
los objetivos, ni cumple los desafíos. Una selección desafortunada puede
impedir el ingreso a la organización de una persona con gran potencial o
franquear el ingreso a alguien con influencia negativa.
El
proceso de selección consta de pasos específicos que se siguen para decidir
cuál solicitante cubrirá el puesto vacante. La función del administradorde
recursos humanos consiste en ayudar a la organización a identificar el
candidato que mejor se adecue a las necesidades generales de la organización.
Selección
interna:
En la mayor parte de los casos, los gerentes tienden a esperar que se produzca
una vacante para proceder a llenar una solicitud de personal nuevo. Es probable
que la política interna de la compañía determine que el puesto se debe ofrecer
al personal interno por un mínimo de dos semanas antes de ofrecerlo al mercado
externo. La evaluación de los candidatos internos puede requerir días de labor.
Y es probable que transcurran varias semanas adicionales antes de que ese
segundo puesto pueda ser desempeñado por alguien más. El proceso externo de
reclutamiento y selección puede añadir semanas al objetivo de llenar una vacante.
Razón
de selección:
Contar con un grupo grande y bien calificado de candidatos para llenar las
vacantes disponibles constituye la situación ideal del proceso de selección.
Cuando un puesto es difícil de llenar, se habla de baja razón de selección.
Cuando es sencillo llenarlo, se define como un puesto de alta razón de
selección.
La razón de selección es la relación que existe entre el número de candidatos
finalmente contratados y el número total de solicitantes.
Cuando en una organización se presentan con frecuencia razones de selección
bajas, se puede inferir que el nivel de adecuación al puesto de los
solicitantes y de las personas contratadas será bajo.
El
aspecto ético:
Los favores especiales concedidos a los "recomendados", las
gratificaciones y los obsequios, el intercambio de servicios y toda otra
práctica similar resultan no sólo éticamente condenables, sino también de alto riesgo.
Una contratación obtenida mediante un soborno introduce a la organización a una
persona que no solamente no será idónea y que se mostrará refractaria a todas
las políticas de personal, sino que también se referirá al administrador con el
desprecio que merece un funcionario corrupto.
Desafíos de la organización:
El proceso de selección no es un fin en sí mismo, es un medio para que la
organización logre sus objetivos. La empresa impondrá límites, como sus
presupuestos y políticas que influyen en el proceso. Las metas de la empresa se
alcanzarán mejor cuando se impongan pautas claras, propias de la circunstancia
específica en que se desempeña.
Es en el mejor interés de la empresa planear políticas flexibles, modernas e
inteligentes que contemplen factores diferentes al lucro a corto plazo.
Entrevista laboral
La entrevista laboral es
aquel intercambio comunicativo que se da de modo formal con el objetivo de
evaluar la experiencia, el posible desempeño, las capacidades o la
confiabilidad que un individuo muestra para una empresa, institución o cargo
determinado. La entrevista laboral puede tener muchos formatos y ser más o
menos relajada dependiendo del ámbito en el que se realice así como también de
quién la lleve a cabo, tendiendo a ser mucho más formales y estrictas aquellas
que son tomadas por altos cargos de cada institución. La entrevista laboral es
el primer paso en lo que se entiende como la formación de una carrera de una
persona ya que es el primer y más importante escalón que se debe superar.
La
idea de entrevista laboral es relativamente reciente si bien siempre un
empleado es evaluado a la hora de ser elegido para un puesto. Sin embargo,
el establecimiento de normas,
formas decomportamiento, pautas, modismos y
estructuras inquisitvas es algo relativamente reciente que tiene que ver con el
desarrollo de un amplio mercado laboral en el cual la selección de candidatos debe
volverse cada vez más y más específica, limitando las posibilidades sólo a
quienes cumplan con el perfil buscado.
Prepararce
adecuadamente para una entrevista de trabajo
Para
realizar una entrevista eficaz, es necesario que se comunique eficazmente
mediante las palabras, el tono de voz e imágenes visuales positivas. De esta
manera, el empleador receptará un mensaje con niveles de seguridad,
credibilidad, honradez, inteligencia, experiencia y educación adecuados para el
trabajo.
¿Se
siente "excluido" del mercado laboral? Hay muchos elementos que
entran en juego a la hora de realizar una búsqueda de trabajo exitosa:
investigación, confección del currículum vitae, llenado de formularios de
solicitud, entrevista y seguimiento.
Al
empleador le causará muy buena impresión que usted haya dedicado tiempo a
investigar sobre la compañía, lo cual, además, ahorrará al entrevistador el
tiempo que le significaría relatar la historia de la empresa.
Averigüe
todo lo que pueda acerca de ella. ¿Qué hace o produce? ¿Cuánto hace que está
operando? ¿Cuál es el mercado de sus servicios o productos? ¿Cuán estable es?
¿Qué cualidades busca en sus empleados?
Puede
encontrar respuestas a éstas y otras preguntas en material publicado por la
compañía, la biblioteca local, asociaciones empresariales, archivos de
periódicos locales o empleados de la compañía.
Luego
repítaselo hasta estar en condiciones de recordarlo fácilmente durante la
entrevista. También debe saber de antemano, de ser posible, si el entrevistador
será su nuevo jefe, en caso de que lo contraten.
Una
forma de guardar toda esta información junta es utilizar una hoja separada para
cada compañía y puesto, con la fecha, hora y lugar de la entrevista programada.
Luego puede escribir sus apuntes de investigación sobre la empresa, las
preguntas que tenga acerca de ella y el puesto para el que se postula.
Piense
en usted: el tipo de persona que es, las cosas que realmente le interesan, las
cosas que hace bien (y las que no hace tan bien), su capacitación y
experiencia, lo que le gusta y lo que no le gusta y sus metas laborales.
Prepare
el material de modo que se sienta preparado para la entrevista. Lleve consigo
una copia de su currículum vitae y de sus referencias. Asegúrese de preparar
preguntas para hacer al empleador. Si corresponde, lleve muestras de su
trabajo, expedientes académicos o copias de cartas de recomendación. Y, por
supuesto, asegúrese de tener la dirección y hora correctas de su cita.
El
aspecto y la vestimenta son factores importantes, y a veces fundamentales, que
influyen en la decisión del empleador.
Si
bien en nuestra sociedad actual hay una aparente tendencia hacia una mayor
libertad de expresión, muchos empleadores tienen códigos de vestir.
Para
la mayoría de los empleadores, la primera impresión es la que cuenta. Un
aspecto desalineado y descuidado durante la entrevista hace que muchos postulantes
sean rechazados.
A
continuación presentamos una lista para tener en cuenta antes de una entrevista
de trabajo:
—
Peine
prolijamente o arregle adecuadamente su cabello.
—
Aféitese
prolijamente.
—
Evite
el consumo de tabaco, alcohol y alimentos muy condimentados, tales como la
cebolla o el ajo, antes de la entrevista.
—
Cepíllese
los dientes y tenga aliento fresco.
—
Use
ropa limpia.
—
Asegúrese
de que la ropa esté planchada y en buen estado.
—
Lustre
los zapatos.
—
Asegúrese
de tener la cara, las manos y las uñas limpias.
Perfil
Para una camarista
—
Responsable: persona
capas de asumirlas consecuencias de sus actos y palabras
—
Comprometido: persona
capas de involucrar sus pensamientos, sentimientos y actitud para el logro de
una causa especifica que el consideraba un bien
—
Detallista: persona
observadora, que cuida el detalle, tanto en ella, como en la relación
interpersonal.
—
Empático: capacidad de
ponerse en la situación y nivel del otro
—
Espíritu de servicio:
disposición permanente de satisfacer las necesidades reales de otra persona
—
Disciplinado: persona
que acata las normas que rige una actividad o una organización
—
Ordenado: persona que
actúa de manera coordinada al desarrollar distintas actividades
—
Limpio: persona que
mantiene su imagen arreglada, sin suciedad y en orden.
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